Du 13 au 19 avril

 

 

Une nouvelle stagiaire française est arrivée ce matin. Qui dit nouveau venu, dit réunion de présentation. Nous sommes actuellement cinq stagiaires.

 

Ensuite, pour First Light Travel, Lynn m'a demandé de l'aider à lier tous les noms de lieux présents dans les circuits proposés sur le site. Désormais, quand vous allez sur ce dernier, dans chaque circuit, cliquez sur itineraire, vous aurez la description de votre circuit jour par jour. Vous verez alors des liens oranges et lorsque vous cliquez dessus, une pop-up s'ouvre avec une photo et la description du lieu pour vous donner un apercu de la ville en question. j'ai également dû ajouter à la carte le nom des villes pour ainsi avoir un lien vers ces lieux dans la page de résumé du circuit qui apparaissent sur la droite. J'ai lié environ 50 circuits ce qui m'a bien occupée. S'en suit la vérification de ces liens pour voir si c'était la bonne fiche de description. Enfin, j'ai encore envoyé des brochures par mail aux clients qui souhaitent effectuer un "self-drived tour".

 

Puis, pour MoaTrek, Anthony m'a montré ce qu'il faisait sachant que je suis censée prendre sa place lorsqu'il finira son stage. J'ai également dû scanner et envoyer par mail environ 200 pages d'un guide touristique de l'île du sud pour que par la suite Lynn et Kathleen reformatent les pages pour créer un nouveau guide, car ce dernier datait de 1986. Enfin, on m'a donné le livre d'or des circuits. Chaque client laisse un mot à la fin de son séjour. Maintenant je compatis avec les professeurs, j'ai passé beaucoup de temps a tenter de décrypter les écritures des clients. Entre les pattes de mouches et les écriture de médecin, j'étais pas sortie de l'auberge ! 

 

Pour finir, pour NZ Trails, Andrew m'a envoyé un calendrier que j'ai dû compléter à l'aide d'excel. Il y avait 19 circuits de 13 jours et 20 onglets sur le logiciel : un pour avoir une vue d'ensemble sur le calendrier complet, puis un onglet par jour. Ma tâche sur cela aura donc été de remplir chaque case avec une date, puis de reporter tous les jours 1 des 19 circuits, puis les jours 2, puis 3, ainsi de suite en y ajoutant le code des circuits. Il m'a aussi demandé de prendre des captures d'écran de chaque onglet de leur site internet, de les imprimer, et de les assembler afin de reproduire la page internet sur papier. En tout j'ai eu 14 onglets à capturer. 

 

Sinon niveau tâches secondaires, nous avons été, avec Lynn, chercher le courier qui était dans la boite postale en centre ville et nous nous sommes occupée de le trier sachant que nous sommes quatre entreprises dans l'agence. Nous avons également été, avec Julie en plus, à la boutique de plongée que possède FLT qui s'appelle Global Dive pour aller chercher quelques affaires dont mon tuteur avait besoin. Elle se situe au niveau du port d'Auckland, quartier très agréable surtout lorsque le soleil est au rendez-vous. Enfin, vous pouvez m'appeler la Sheirley la technicienne, je sais changer le toner de notre imprimante !! 

 

Planning de ce week end : direction Wellington avec les autres stagiaires !

 

Du 20 au 26 avril

 

Retour du petit week-end fort sympathique à Wellington. Nouvelles tâches à faire pour cette semaines:

 

Pour New Zealand Trails, Andrew nous a demandé de créer 8 biographies sur les grands exploreurs de la NZ, ceux qui ont découvert le pays, l'or qu'il possedait, etc. Cette tâche fût très interessante car elle nous a permis d'en découvrir d'avantage sur l'histoire du pays des kiwis. D'ailleurs, on m'a conseillé d'acheter le livre "The Luminaries" qui a gagné un award il y a deux ans du meilleur "Man Booker Prize", qui traite bien le sujet. Nous avons dû suivre un modèle bien particulier déjà créé, avec le logo et le slogan de l'entreprise en fin de page. Il m'a également demandé de trier les photos de son DropBox pour retirer celles qui étaient inutiles, par exemple un bout de bras ou de pied, pour son circuit de 13 jours pendant le mois de mars. Enfin, un des clients lui a envoyé un CD avec toutes les photos du circuit de novembre en plus d'un PowerPoint d'environ 200 slides racontant une petite histoire avec les photos qui suivaient. J'ai pu voyager dans l'île du sud à travers ces photographies. J'ai dû les mettre sur le DropBox de NZT afin que les autres personnes ayant participé au séjour puisse les voir et les télécharger. 

 

Pour MoaTrek, on nous a demandé de mettre 1000 Newletters (oui, oui, 1000) dans des enveloppes, puis de coller les étiquettes possédant les adresses des personnes à qui envoyer. Nous nous sommes organisées à 4: 

- deux pliaient les Newsletters

- Une mettait ces NL dans les enveloppes puis les refermaient

- Une collait les étiquettes puis mettait dans des cartons, prêtes à l'envoi

Cela nous a pris quatre heures. Heureusement, le lendemain, Ena (elle nous avait demandé de l'aider à faire cette tâche) nous a fait des gâteaux pour nous remercier et avait envoyé un mail à toute l'équipe pour dire qu'on avait fait du bon travail. 

Ensuite, nous avons reproduit à l'exactitude trois dossiers que MoaTrek donne à ses clients lors des circuits pour se renseigner sur la NZ. Celui que nous avons reproduit traitait sur les films tournés en NZ, les livres et les réalisateurs (parmis eux, Peter Jackson). On en apprend beaucoup avec ces petites tâches! On nous avait passé une pile énorme de feuilles à trier et classer dans le même ordre que notre modèle, mais cela nous a pris moins de temps que les newletters.

 

Enfin, pour First Light Travel, une ancienne stagiaire qui travaille à distance nous a envoyé par mail une tâche qui va nous prendre très longtemps. Nous devons mettre à jour les informations des prestataires pour les hébergements et les activités. Il y en une cinquantaine à peu près. Pour ce faire, nous avons un modèle avec plusieurs gros titres à copier/coller et répondre aux questions qui se trouvent dans ces gros titres à l'aide des sites internet et des documents qui se trouvent dans les v-cards. Avec Julie, on doit chercher et regrouper les dans ce document les termes et conditions  réservations de l'hôtel, les politiques de check-in/check-out, les enfants et les contraintes, et d'autres informations. Certaines sont faciles à trouver, d'autres nous demande plus de temps car nous devons aller sur d'autres sites, différents des officiels. 

 

Pour finir, nous avons contacté plusieurs prestataires afin de bénéficier de réductions pour les activités de ce week-end. Hobbiton gratuit pour Bibi! Pour bénéficier de ces tarifs, nous devons annoncer dans le mail envoyé au prestataire que nous allons poster, à la suite de l'activité, un commentaire élogieux sur TripAdvisor, sur la v-card et un poste avec photo sur la page Facebook de FLT. 

 

Ce qui est bien avec ce stage, c'est qu'on est polyvalent.

(Et on a souvent des gateaux préparés par les autres employés. La nourriture ça motive! )

 

Ce Week-End, Anzac Day, donc week-end de trois jours!! Ma soeur vient me rendre visite pour la semaine avec mon beau-frère et un de leur ami. Ils viennent de Nouvelle Calédonie alors le décalage horaire n'est pas trop dérangeant (seulement une heure).